Zasady tworzenia systemu ewidencji i archiwizacji dorobku naukowego oraz repozytorium reguluje ZARZĄDZENIE Nr 04/2021 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 11 stycznia 2021 r. w sprawie centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, artystycznego i dydaktycznego Uniwersytetu Opolskiego oraz zasad funkcjonowania Bazy Wiedzy Uniwersytetu Opolskiego.
W systemie Ewidencji Publikacji Bazy Wiedzy obligatoryjnie rejestrowane i archiwizowane są utwory opublikowane po 1 stycznia 2017 r.
Każda dyscyplina naukowa ma wyznaczonych redaktorów, którzy wprowadzają informacje o dorobku naukowym. Autorzy zobowiązani są do bieżącego przekazywania właściwemu redaktorowi oryginału publikacji w ostatecznej wersji opublikowanej i prawidłowo wypełnionej, podpisanej przez Autora Karty zgłoszenia publikacji wraz z plikiem cyfrowym zawierającym pełną treść utworu.
Zgodnie z zarządzeniem autorzy są zobowiązani do bieżącego kontrolowania poprawności i kompletności danych o własnym dorobku naukowym i dydaktycznym, a także danych osobowych zarejestrowanych w Bazie Wiedzy.
Autor podający jako afiliację podmiot Uniwersytet Opolski lub przedstawiając utwór jako swój dorobek naukowy w Uniwersytecie Opolskim, udziela Uniwersytetowi Opolskiemu nieodpłatnej licencji niewyłącznej na umieszczenie w Bazie Wiedzy pliku cyfrowego zgłoszonego utworu oraz udostępnienie go w Internecie na podstawie licencji niewyłącznej Creative Commons – uznanie autorstwa, użycie niekomercyjne (CC BY NC). W przypadkach uzasadnionych wymienionych w zarządzeniu ma prawo do złożenia oświadczenia o ograniczeniu dostępu do utworu lub prawa do umieszczenia utworu w Bazie Wiedzy.
Rozprawy doktorskie dopuszczone do publicznej obrony w Uniwersytecie Opolskim są obligatoryjnie zamieszczane w Bazie Wiedzy z możliwością ograniczenia dostępu do utworu po złożeniu oświadczenia. Autor rozprawy doktorskiej zobowiązany jest do przekazania wraz z plikami cyfrowymi wymienionymi w paragrafie 3 ust. 5 Załącznika do Zarządzenia nr 04/2021 również karty zgłoszenia rozprawy doktorskiej oraz umowy licencyjnej niewyłącznej.
W Bazie Wiedzy mogą być również gromadzone i archiwizowane utwory niezarejestrowane w Ewidencji Publikacji.
Pomoc w ustaleniu polityki wydawcy czasopisma w sprawie praw autora do zamieszczenia treści artykułu w repozytorium instytucjonalnym stanowi wyszukiwarka Sherpa RoMEO. Po wpisaniu tytułu czasopisma uzyskamy najważniejsze dane dotyczące polityki wydawniczej i Open Access, które odnoszą się do danego periodyku.